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後疫情時代 重新定位與認識法遵人員

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鄭藝懷/懷安法律事務所主持律師

兆豐銀行遭罰1.8億美元的天價後,法令遵循一時之間成為各金融業的顯學。不可諱言的,現行法規及司法實務上,企業在法律上的權利義務幾乎等同於個人,亦即民事上要負擔損害賠償,刑事上有所謂的法人刑事責任,行政上也可能遭受不利益的行政處分。從而,不僅是個人需要守法意識,從現代商業永續經營的角度來看,企業也需要對於法令遵循有所認識。有鑑於此,我國目前許多企業內部也逐步建置法令遵循人員,徵才廣告上也常看到類似字眼。

但法令遵循人員與傳統的法務人員有何差異,法令遵循人員跟內部稽核人員之間應該要如何分工,似乎均有待加以討論予以釐清。

基本上,傳統的法務人員多半是檢視企業與外部的相關法律行為,例如檢視契約內容條款,確認契約是否吻合公司利益及避免履約爭議等,原則上是以降低企業與外界間的交易風險為核心目標。至於法遵人員則是基於法令更動頻繁,故必須定期追蹤新進法規及法令動態,降低企業本身的觸法風險。例如ESG(環境、社會及公司治理)所帶起的風潮正在各產業間發酵。對於企業來說,如何及時跟上法令更新與接軌國際變成一大挑戰,而這正是法遵人員要努力的地方。

至於內部稽核偏向對於企業的財務控管,擔保財務支出的憑信性,也由於我國的商業主體是以中小企業為主軸,故內部稽核人員處理的層面可能包含廣泛,例如管理、財務、法律及會計等事項。也由於許多中小企業主必然有財務支出需求性;卻不見得有法律風險預防需求性,故事實上是以內部稽核人員充當法務及法遵人員在使用。

然而,若從企業防弊及永續經營等角度來看,企業組織結構上,內部稽核人員不宜身兼多職,且法務(法遵)人員與內部稽核人員間採取平行概念是較好的安排,而不要使用上下隸屬的位階。至於法務人員與法遵人員並非截然劃分,兩者的工作性質有部分重疊,互相援用並非不可行。但企業經營者該有的基本認知是法令遵循並非一成不變,法遵計畫需要跟企業文化吻合,尤其是我國企業多半是中小型為主,經營上偏向強人治理,對於公司營運常是一人說了算,面對法令規範等的認識會有所不足,這也是法遵人員存在的基本意義。因此合宜的法遵人員必須事先進行評估,瞭解企業潛在的觸法風險,然後量身制定一套吻合企業行事模式的法遵計畫,並與時俱進採取滾動式檢討。

後疫情時代改變人們許多事務,電商蓬勃發展,各行各業無不卯足全力發展線上業務,各類資安及法令都有大幅度的變動,不僅金融業,未來各產業於法遵方面的成本勢必提升。從而,基於法遵人員之專業性,首要應提升在企業的內部地位,不建議設置在總經理之下,以避免弱化相關角色定位,至少要建構可以暢通通報董事會之管道。至於法遵人員是否必然要建置在企業組織體之內也不具有必然性,必須視企業規模而決定,對於為數眾多的中小企業主來說,定期委請外部專業顧問進行評估也是可行方式,亦可適度減少法令遵循之成本。

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