前往主要內容
工商時報LOGO

一秒完成會議記錄?亞馬遜教會我的事

亞馬遜企業講究效率開會。圖/美聯社資料照
亞馬遜企業講究效率開會。圖/美聯社資料照

已將目前網頁的網址複製到您的剪貼簿!

讓所有出席者都充分參與

不需任何提問就可以散會,是最理想的會議。但實際上,這樣的會議即使在亞馬遜也很少見。會議召集人必須主持討論,在有限的時間內做出明確的決策。

做出最佳決策必須要的,就是讓參與者完全絞盡他們的腦汁。亞馬遜會議的負責人,必須在與會者讀完報告後,一邊詢問出席者:「對這部分有什麼看法?」一邊注意讓討論更加踴躍。如果不讓所有人充分參與,從各個不同觀點去檢討,就無法做出正確的決策。

對於保持沉默的人,不能輕率地判斷「他一定了解」。必須詢問完全沒發言的人「有沒有問題?」要讓大家針對最終的開會成果,保持一致的方向才行。

時間掌控

熱烈進行一段討論後,猛然看了一下時間,發現只剩五分鐘。

倉促地統整意見,訂下次開會的時間。

擇期再開,重複討論相同的議題。

以上的狀況,時常出現在會議當中。

當然,做出最佳決策比準時開完會更重要。但不讓決策品質下降,在時間內做出決定,不浪費開會所花的資源,也是維持組織運作速度不可或缺的。

時間掌控是會議主導人的重要任務。一定得思考時間分配,讓討論朝向目標進行。主導者必須一開始就先決定時間分配,倘若是一個鐘頭的會議就必須在會議結束十分鐘前,半個鐘頭的會議則在五分鐘前進入意見統整。

話雖如此,主導者也是平凡人,一不小心可能就會太投入討論而忘了時間。如果察覺自己有這樣的傾向,可以拜託其他人協助掌控時間,或是設定手機提醒等方法,讓自己注意時間。

製作會議記錄

在亞馬遜,開會一定要留下會議記錄,不這麼做就無法回顧當時究竟說了什麼。下次開會還要再花時間回溯講過的內容,完全是浪費時間精力。

在亞馬遜,會議記錄是由會議召集人製作。但是,如果一邊主持會議一邊做記錄有困難的話,可以委託其他出席者製作。但即使委託其他人製作,會議結束後,把會議記錄發給所有出席者仍是會議召集人的責任。

另外,會議記錄必須在與會者記憶猶新時,盡可能快速送到每個人手上。有些公司要花上幾天才拿得到,我認為這樣真的太慢了。

在亞馬遜,會盡可能當天就送到每個人手上。也有人邊開會邊打字,所以真的毫不誇張,開完會每個與會者就能立刻拿到剛出爐的會議記錄。

一秒完成會議記錄會議記錄不一定要花很多時間也能輕易完成。甚至只要決定好格式,再一一填上內容也沒關係。我時常先在白板寫上「決議事項」、「下次開會前要做的事」、「各個負責人」等標題,再以手機拍下照片寄給與會者,一秒完成會議記錄。有些會議未必要做會議記錄。不需打字整理成文書格式,而是直接在召開會議的郵件中,把當天的決議與後續活動簡單書寫後寄出就完成了。會議記錄重要的是在回顧時能夠了解內容,未必需要花時間寫出完美的文章。簡單的協商或例行會議等,不妨依據內容、性質、層級等臨機應變加以調整就好了。

( 本文摘自佐藤將之著《亞馬遜會議:貝佐斯這樣開會,推動個人與企業高速成長,打造史上最強電商帝國》,三民書局提供)

您可能感興趣的話題

返回頁首
LOADING

本網頁已閒置超過3分鐘。請點撃框外背景,或右側關閉按鈕(X),即可回到網頁。