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還在開檢討會議?聯強月報制度 培訓六大根源能力

「月報」不但能訓練能力,並且是「自我管理」的制度。圖/freepik
「月報」不但能訓練能力,並且是「自我管理」的制度。圖/freepik

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聯強的「月報制度」,是有別於一般組織習慣用的「檢討會議(review meeting)」。

「檢討會議」一般偏重單點或數點事項的檢討,並且是「由上而下」要求的項目。「月報」則是「由下而上」,每個人將自己負責的工作,完整而有結構的整理,從整體(系統)的狀況分析其內涵、現象,思考工作的成效及失誤,從而總結出自己下月要強化、改善或新增的計劃。

這個過程,隱含了個人對負責範疇全盤掌握、產生創意或洞見、以及尋求改善或突破的企圖心,是個人自我發揮的舞台與空間。所以,月報是一種訓練「自我獨立思考」的制度,鼓勵同仁養成「獨立自主」、「自我管理」的習慣。

而在準備報告的過程中,同仁必須用到「觀察、思考」、「系統、結構」、「整理、分析」這六大根源能力。所以每月一次的月報過程,就在訓練與培養這六大習慣;持續不斷的演練,六大根源能力就會逐步提升。

換言之,「月報」就是以每個人親身體驗、最熟悉的負責範疇,作為演練「六大根源能力」的內容(練習題),來練習「六大根源能力」。長期持續演練下來,不但增長這六大能力,並且能更深度理解體會自己的工作職掌內涵,更加精進專業能耐。我們相信,人才的基礎就是來自這「觀察、思考、系統、結構、整理、分析」六大根源能力;這能力愈強,就愈能培育出好的人才。

除此之外,「月報」還有其他多重效益。用心執行月報者,不僅會有系統有結構的整理工作,完整的向主管報告;也會將自己的工作體悟與工作規劃,一併提出說明。因此,在舉行月報會議的過程中,如有思考不周或經驗不足之處,就能獲得主管的直接指導與補充;未來的工作規畫,也能得到主管的支持,並讓主管充分理解自己能耐狀態。這對個人職涯的發展,將是有幫助的。

所以,「月報」不只是一個工作報告,它是聯強獨有的人才培訓機制。不了解月報的精神目的的人,往往會虛應了事,因此長期下來效果有限;六大根源能力沒有增長,自然各方面的處事判斷火候就不會好。當然主管看在眼裡,也就沒有「升等提升」的可能;甚至還會被列為「觀察人員」,加重考量他的適任性。

沒人喜歡被管!「月報」不但能訓練能力,並且是「自我管理」的制度。當每個人做月報,完整的把工作狀況與計劃報告主管,並且自律與確實去執行,並且在下月月報報告進度;這樣不斷建立自我的信用,就能達到「你辦事,我放心!」的地步,自然主管「管」你的頻度就會下降。

身為主管者,不但要重視執行「月報」,也要透過月報過程用心輔導部屬,逐漸就會有更多更好的人才可用;並且透由完整的月報內容,清晰的掌握部屬的工作狀況,這是完整掌握、系統化管理部門的方法。因此,倘使發覺部屬有單點報告、隱「失」揚「功」、習於欺瞞上級的行為,就要「高敏感度」的去體察、制止甚至嚴重警告,才能建立清明文化,讓不肖部屬無所遁形,並且無人敢冒險行之。

當然,倘使在月報中有「做假」、「吹噓」或「奪人功勞」等行為,頂多是一時的,那只會是在損耗自己的人格與信用。

所以,大家不要輕忽「月報制度」。它是個具備多重功效的制度;同時,因為它是公司最重要的人才培訓制度,所以,也是人資單位的職掌範圍。

│導引思考│

本文指出,月報制度是聯強培育人才的關鍵機制,為什麼?月報制度和傳統的檢討會議有何不同? 月報制度可以培育哪六大根源能力?你的部門適合推行月報制度嗎?有哪些困難,可以如何克服?

(本文摘自杜書伍著《深思考的鍛鍊 打造將才基因系列:透視本質,化繁為簡,建立觀點,從根源提升解決問題的能力》,天下雜誌提供)

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