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遇缺不補 團隊怎麼做才不會狂加班?

職場不怕碰上難題,怕的是不會聰明解決。圖/freepik
職場不怕碰上難題,怕的是不會聰明解決。圖/freepik

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一個在科技業上班的朋友先前跟我抱怨:疫情緣故,公司訂單少了很多。而同事剛好在這段時間轉職,部門從六人變四人,現在還遇缺不補,真的有苦難言。他問我在幫企業輔導時,是否遇過這樣的問題?如何協助企業解決?我在前公司,以及之前輔導的公司,都曾遇過類似的問題。我整理了當時採取的幾個措施,加上近幾年的經驗,歸納出三個方式,提供對方參考。

1 開啟提升效率專案

少一個人力,其他人的工作量勢必增加。本來不用加班的,現在可能天天加班,這確實是惡性循環我建議他們先成立提升工作效率的專案。由同仁自己組成,每天花三十分鐘開會,思考哪些工作還能再提升效率,或者再簡化步驟,大家腦力激盪想方法。利用專案團隊的運作,讓同事互相支援、討論,就能在同事之間形成一股「朝同個目標邁進」的氛圍。工作氣氛活絡,效率會隨之提升。

我曾經有一段時間的工作項目,是協助會計計算部門每月的營收獲利狀況,而且當月月初就要計算上個月的數字。當時幾乎相關部門都需要加班,每次來來回回都需要花我十幾個小時以上。後來,為了解決問題,我跟會計與定價部門合作,成立了建立自動報表系統的專案,由於大家都會受此問題影響,所以成立目標一致,就是要減少每月一次製作報表的時間。系統上線後,變成大約只要五分鐘就可以完成,效率顯著提升,後來也因為這個專案,我與別部門同事變成了好朋友,往後的工作默契也愈來愈好。

2 小助理支援例行性工作

每個人都有例行性工作(如每日工作報表),這些工作可以化為標準作業程序,請公司內部的小助理、工讀生協助完成。同時,也可以尋找更高效率的方式做事。例如:原先用Excel 製作的報表,也許可以用Power BI 取代,加速報表產出。

如果公司從來沒有小助理這樣的角色,則可以從另一種角度思考:招募小助理加入團隊,是不是能讓工程師做更有價值的事?如果例行性事務沒那麼多,也可以讓多個部門共用一個小助理。

3 重新盤點、整合資源

趁這個時間點,重新檢視部門使命。任一個部門的存在,都有其使命。藉此機會,聚焦部門使命並重新釐清每個人的工作項目,也許就會發現,有些工作內容確實值得討論,也有些確實並非部門該做的事。

當時,這位同仁就說:「其實有兩個工作項目應該由其他部門負責,只是一年前,不知道為什麼被轉介過來,變成我們在負責。現在重新想想,這些工作真的不是我們該做的。或許可以跟其他部門主管協商,趁這個時間點,把這兩個工作轉回合適的單位執行?」

屬於部門負責的工作,也可以依重要性、緊急性重新安排順序。在人力短缺的狀況下,有些工作順位可以延後執行,對整個部門也無傷大雅。

舉例來說,我當時發現,這個部門正在執行一些專案。專案和日常工作擠在同個時間,已經缺乏人力,還要維持專案品質,真的會讓人喘不過氣。因此,我建議他們跟專案主要負責人協商、檢視有沒有哪些工作可以重壓交期。討論過後,果然有兩個專案可以往後延三個月。空下來的時間,就可以去支援其他緊急又重要的工作。

除了重要性和緊急性,也需要盤點各項工作所費工時,重新梳理工作流程,花時間討論工作流程最佳化,把多的時間騰出來,重新組合部門資源,就有更多時間和餘裕處理工作。

(本文摘自彭建文著《思維的製程:台積電教我的思維進階法,練成全局經營腦和先進工作術》,商業周刊提供)

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