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簡報被轟太死板 專家:除了劃重點還要加「這個」

《老闆客戶都點頭的數字說服力》書摘精選

簡報要使用何種標題、圖表、補充資料等任何資訊,最好從聽者的需求面向,來做考量與取捨。圖/freepik
簡報要使用何種標題、圖表、補充資料等任何資訊,最好從聽者的需求面向,來做考量與取捨。圖/freepik

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好不容易做完了分析,找出問題且設想了有利對策,此時,就剩下簡報報告的最後一哩路了。不過千萬得小心,這個時候若無法讓聽者接受你的結論和建議,那麼先前的努力可就全都白費了。用數字解決問題的專家柏木吉基在《老闆客戶都點頭的數據說服力》就提出了幾個關鍵,教職場工作者如何做出別人一看就認同的簡報。

許多人做了分析,獲得完整的結果之後,就會再次回顧分析結果,開始思考如何組織架構。

長時間專心埋頭在分析工作中,經過反覆嘗試和辛苦後總算得出結論時,那份疲勞感和成就感之大,相信任何體驗過的人都能感同身受吧?

不過,要是陷入以下的想法就危險了:「之後就依序列出自己摸索過的軌跡做為收尾吧。反正也得到了明確的結果,按照理論一路分析過來,想必也沒人會有怨言吧。」

其實這種案例非常多。我也非常了解身為分析者,花費莫大的精力和時間在分析本身上,最後得出分析結果時抵達終點的心情。不過,希望各位可以再次思考分析是為了什麼。

從技術上來說,就是會希望能在出示時,避免前面介紹過的陷阱。講白了,就是要仔細思考:「如何在出示時考量聽者的需求。」

接下來,則是將「原本想要傳達的訊息是什麼」化為言語,屢次自問並加以確認。照理說,在果斷決定「只需傳達這些」之後,自然就能鎖定出示的範圍。建議各位先以此為出發點,再在過程當中,從最低限度的內容添加真正有效的部分。

其他的資訊則要事先準備成補充說明或增添附件,以便必要時能夠用上,這樣就足夠了。

另外,假如還能達到以下幾點,傳達的效果就能更好。

展示簡報的方法五花八門,不能斷言哪個一定是最好。理想的作法是請各位全部拿來參考,再配合狀況或對象靈活運用。

1.標題重要,要易懂引注意

投影片的形式要盡量以簡單的方式呈現文字,內容要滿足以下的條件︰「只需讓對方看到這裡,就可以傳達自己想說的事情。」

尤其是投影片的標題格外重要。單純表示「這張投影片寫了什麼」的標題,與表示「這張投影片到底想要說什麼」的標題,我們可以透過洋介的案例來比較一下,如圖 5-5。

從圖 5-5 上方的投影片來說,聽者必須從這張投影片中自行找出內容想說什麼,或是等講者解釋。

反觀下方投影片的標題,則是這張投影片的「結論」。換句話說,就是以最醒目且最淺顯的方式,呈現想要傳達的訊息。這樣一來聽者就會馬上明白投影片想說什麼。

簡報的目的是「向對方傳遞訊息」。以達到目的的方法來說,這可說是很自然的途徑。

不過,許多人會把寫在圖表上的說明或名稱本身做為投影片的標題。請各位務必留心觀察眾多的簡報,簡報的好壞是清晰可見的。

2.圖表標示要精省,不冗長

接下來是圖表標題的典型範例。就和投影片一樣,應當傳遞的訊息並非「這張圖表是什麼」,而是「這張圖表到底想說什麼」。沒有優先寫出這件事,就沒有撰寫圖表標題的意義。因為看到內容本身就會知道是什麼圖表。標題也可以配合需求保留。但若沒寫出訊息,或是強調標題而不是訊息,就很難明確傳達想要說的話。

3.推導脈絡的結構圖,不可少

假如提出結論時過於省略根據,可信度和合理性當然會被打上問號。箇中分析的過程該出示到什麼程度,怎麼出示,能否取得平衡也是個問題。

遇到這種時候,就要替思考的脈絡建立結構,表明過程當中沒有遺漏,與最優先問題沒有斷聯,進一步凸顯結論的合理性。與其在簡報時用數字呈現數據和分析結果的推導過程,還不如用圖表和文字直接表明是什麼樣的過程導致結論,這也可以做為支撐結果的重要依據。

請各位不要誤會,「標示根據」和「完整呈現分析資訊」不見得是同一回事。對於聽者了解和評估訊息來說,即使沒有出示所有資訊或資料,歷經什麼樣的思考過程也是極為重要的關鍵。因此,雖然要盡量想辦法避免繁瑣,但也要適時展現推導結論的過程沒有邏輯跳躍、成見及遺漏。這樣一來,你要傳達的訊息就會更加堅若磐石。

4.補充人性資料,更有說服力

基於數據的客觀主張雖然邏輯分明,卻也可能讓人覺得冰冷無情。儘管好壞依場合而定,但若能有邏輯的從數據導出結論,加上「現場的聲音」或其他人性化的質性資訊做為補充,傳達時就會大幅增進主張的說服力。哪怕內容乍看之下與數據分析的層次有別也一樣。

使用數據分析或提案並非單純的紙上談兵,只要能與現場的聲音整合再加以查驗,傳達給對方時就會具備以下的效果:

●來自數據的量化資訊與從別的管道取得的質性資訊整合之後,就能提升主張的合理性和可信度;

●將提案的結論付諸實行時,只要沒有與現場的認知衝突,也就可以化為保證和安全感,讓人毫不抗拒就接受,推行得更順暢。

與站在廣闊的視野分析數據相比,從某個狹義的重點蒐集的質性資訊,會成為觀點極其微觀的主張。假如只放在補充的位置上可能會發揮效用,但若處理不當(如何設置和呈現權重〔weight〕),宏觀和微觀的觀點或論證就會混淆,喪失自己主張的一貫性。

請各位在觀察對方的同時反覆實踐,逐步提升本領。

Copyright © 2015 Yoshiki Kashiwagi禁止未經授權使用

文章來源:柏木吉基著《老闆客戶都點頭的數字說服力:數據分析+邏輯思維,上班族必備最強升級攻略!打動人心,解決難題──快、狠、準》,樂金文化提供

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