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堅持這四點 每天少浪費兩小時

《最高效益的時間管理》書摘精選

聰明的人會積極把所有「死時間」盤活,從中發掘出能為己所用的東西,從而獲得成長。圖/freepik
聰明的人會積極把所有「死時間」盤活,從中發掘出能為己所用的東西,從而獲得成長。圖/freepik

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如果沒有刻意記錄過時間、感知過時間,我們就很難知道自己每天浪費了多少時間。如果做好管理,大部分人都可以做到每天少浪費兩小時。

一、時刻提醒,減少閒聊

開始記錄時間消費後,我發現閒聊絕對是我浪費時間的一大原因。有一次我在辦公室打開一本書,然後在時間管理本上寫下:下午兩點十分─閱讀《原則》。

我準備讀會兒書,剛讀了兩段話,某個同事拋出她剛看到的一則社會新聞,一個同事回應了幾句,然後我跟另外一個同事也加入。閒聊了一會後,我準備繼續閱讀,這時候我看了一下時間,驚訝地發現,十五分鐘已經過去了。後來我刻意記錄,發現有時候一陣斷斷續續的閒聊,浪費的時間超過三十分鐘。如果大家一起吃飯必然少不了閒聊,我們可以輕鬆地把三十分鐘的午餐時間拖到一小時以上。

如果沒有記錄時間消費這個習慣,我很可能以為,在辦公室中那種隨時發起的閒聊,每次也就花幾分鐘,但其實很多時候都遠不止於如此。回想一下,一天下來,我們都會閒聊幾次,加起來每天就會浪費不少時間。這種閒聊有些是某個人隨機發起的,有些是因為兩個人對接工作,順便閒聊了一會兒,有些是幾個人要開會討論東西,不經意就閒聊起
來了。

同時,我們也要警惕通訊軟體中的閒聊。有的人每天要回覆很多人的訊息,回覆時斷斷續續夾雜著很多閒聊。使用WeChat 、Line等社交軟體談工作時一定要速戰速決,不要遲遲不結束一段對話。許多人很容易在不經意間陷入長時間的閒聊,因此我們要時刻提醒自己:別閒聊了,別加入,快停下,去做事。

我們還需要刻意練習如何主動結束一段談話。我觀察到一個現象,很多人跟別人聊天談事時,明明已經聊完事情了,但倆人都不太會主動結束談話,於是繼續找話題聊,你一句我一句,只要對方不結束,自己也不知道怎麼結束,從而浪費掉很多時間。我們要成為主動結束對話說再見的人,成為主動結束網路聊天說下次再聊的人,成為主動結束談話說要回去繼續工作的人,成為說出希望有機會再見面的人。

二、立即行動,減少神遊

神遊也是很多人一天中浪費時間的主因。當我開始記錄時間消費後,發現有些時間的消費不好記錄,比如我有時候五點五十分起床,然後我記錄的第一件事的開始時間是六點十分。中間的二十分鐘去哪裡了?我很難判定自己在這二十分鐘裡做了哪件具體的事,我既沒有玩手機,也沒有思考問題,也沒有為開始工作做準備,好像就是神遊了一會兒。我刻意地感知自己過的每一天,發現這種情況在一天中並不少見。我有時候在時間管理本上寫下:下午三點二十分─做××,然後半小時過去了,突然發現自己還沒開始,但剛才好像又什麼都沒做。

這種意識和潛意識的混雜,讓我們走神、拖延、無所事事,這種狀態我稱之為神遊。瞭解這一點後,當出現這種情況時,我們要不斷提醒自己:幹活!立即行動!刻意用意識來對抗神遊。

三、調節時間,錯峰做事

錯峰,就是避開高峰。一天的時間是固定的,但做事的時間是可調節的。我們掌握了錯峰原理後,可以節省很多時間,實現個人時間的最優分配和利用。

比如,誰規定午餐必須要在十二點左右吃?我剛做新媒體編輯的那半年多裡,每天都要追熱門時事、寫文章,但我作為新手,寫作速度比較慢,捨不得浪費時間。我發現一到吃飯時間,乘坐電梯下樓時都要排隊,吃飯也要拿號碼牌,回來乘坐電梯上樓時也會很擠,常常在午餐這件事上要花至少一小時的時間。所以我開始錯峰吃飯,每天下午一點半後去吃飯,這時候坐電梯不用排隊,吃飯也不用拿號碼牌,一路暢通,基本在三十分鐘以內就能吃完。

如果你能養成早起的習慣,避開上班高峰期,錯峰出行,也可以減少時間的浪費。晚上下班後,可以養成多工作一個小時的習慣,當然也可以拿下班後的一個小時來讀書、學習,以實現錯峰出行。如果你跟別人合租,早睡早起可以讓你錯峰洗漱、錯峰用廁所等,可以節省出不少等待的時間。

日常生活中做很多事情時也可以運用錯峰原理,比如去商場買東西,中午以後人很多,晚上人非常多,如果上午十點去就可以錯峰;去超市購物,避開週末;理髮,避開週末;旅行,如果條件允許,避開節慶假日。以往我們在生活中花了很多時間去等待、排隊,這些時間的浪費是最沒有價值的。

四、碎片時間,充分利用

每個人每天都有很多碎片時間,這些時間是最容易被浪費掉的,一天下來,這樣的時間加起來並不少。碎片時間高頻率出現在上班路上、下班路上、等餐、等車、購物排隊、結帳排隊時,也出現在出差趕高鐵、趕飛機的路上,以及候機、候車時等。這裡就不一一羅列了。

對於很多這種時間,我們其實可以利用起來。這些碎片時間同時還是「死時間」。有本書叫《失控的自信》(Ego is the Enemy),裡面提到一個觀點:一個人一生的時間可以分為兩種,「活時間」和「死時間」。「死時間」即不由我們控制、不得不去做某些事情的時間,比如通勤、吃飯等的時間;「活時間」是我們可以自由選擇、行動的時間,比如你在週末可以讀書、看電影、逛街等。你可以在「活時間」裡「死去」,也可以在「死時間」裡「存活」,關鍵在於你是選擇主動改變還是被動接受。換句話說,你的態度,可能讓「活時間」變成「死時間」,也可以把「死時間」變成「活時間」。

在《失控的自信》裡,有一個人叫瑪律克姆,他因為犯罪被判處十年有期徒刑,接下來他將面臨整整十年的「死時間」。但瑪律克姆在獄中慢慢開始反省,他決定不能再這樣頹廢下去了,自己必須「活」下去。他開始學習,讀所有能從監獄圖書館借到的書,對一本書從頭到尾讀完還不夠,還要一個字一個字地全部手抄下來。別人在監獄裡渾渾噩噩度日,瑪律克姆卻掌握了越來越多的知識,甚至開始寫作。

日後回憶起來,他說道:「從那時起一直到出獄的每一分鐘,我要麼在圖書館裡看書,要麼躺在床鋪上看書。我讀了歷史、社會學、宗教學、文學等方面的經典著作。」監獄成了他的學堂,他甚至完全不覺得自己是在被關押。用他自己的話來說:「我從沒感覺如此自由過。」

每個人的生活裡都有長長短短、各種各樣的「死時間」。不同的是,有人會放任這些時間「死去」,排隊就是排隊,等餐就是等餐,他們沒有意識到自己其實才是時間的主人。聰明的人會積極地把所有「死時間」盤活,使看起來被動的「安排」變成可以主動干預的「選擇」,並從中發掘出能為己所用的東西,從而獲得成長。

你可以在這些時間裡做些什麼呢?

閱讀十頁書;

聽兩節音頻課程;

讀一篇網路深度報導;

整理自己的手機相簿;

回顧一下當天的工作,做復盤反思;

提前思考一下當天接下來要做的工作;

集中回覆郵件或訊息;

回覆同事或下屬某項工作;

規劃一下明天、下週或下月的工作。

這些事情,很多都能在碎片時間裡完成。

除了以上所說的「死時間」,我們還有一些比較特殊的「活時間」可以用來做這些事。在相對大一點的工作任務的空檔,做完一個大項目累了休息時,做某個重要工作不在狀態時,都可以見縫插針地處理一下上面的事情。如果你不用碎片時間處理這些事情,最終還是要專門抽時間來完成。

文章來源:粥左羅著《最高效益的時間管理:用目標管理時間,打造爆發性成長的一年》,時報出版提供

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