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說明時讓對方「一看就懂」 麥肯錫專家3步驟教你怎麼做

《麥肯錫邏輯說服術》書摘精選

將訊息分為「引言、正文、總結」三個段落,適用於電子郵件、提案書、企畫書,甚至口頭說明。圖/freepik
將訊息分為「引言、正文、總結」三個段落,適用於電子郵件、提案書、企畫書,甚至口頭說明。圖/freepik

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原任職於麥肯錫日本分公司的作者,最常為內部的管理顧問及外部的企業客戶,提供邏輯架構方面的訓練服務。她發現,表達其實有所謂「基本形式」。然而,光知道理論,遠遠不夠;她發現,透過每天必須接觸的商務電子郵件,最能練習表達的基本形式。以下摘自新書《麥肯錫邏輯說服術》。

確認過信件的「主題」,以及「期待的回應」後,準備工作就大功告成,「那就開始寫吧!」可是,到底該依什麼樣的順序來寫?正當我們左思右想之際,時間就這樣匆匆流逝……

在陷入這樣的煩惱之前,讓我們試著運用一套基本流程,好讓訊息變得簡單易懂又有邏輯,更能正確、迅速且一步到位的表達──答案其實就是將訊息分為以下三個段落來組織架構,並依這個順序來鋪陳內容,這是一套很簡單的工具。

1 引言→②正文→③總結

即使信件的「主題」或「期待的回應」很複雜,又或者是報告、商量、請求等內容錯綜複雜,只要依照這樣的順序進行組織架構即可。

「引言、正文、總結」這個順序,不僅可用於撰寫電子郵件,還適用於提案書、企畫書之類的文件,甚至連口頭說明都能套用,用途相當廣泛。就讓我們先透過電子郵件,好好學習這一套工具吧!

這三個段落分別扮演什麼樣的角色呢?

在開頭「引言」中,要明確點出「主題」和「期待的回應」。如果溝通形式是電子郵件,所謂的引言,也就是破題的部分。我們要簡潔傳達「想說明什麼事」「想請對方做什麼事」,也就是闡述發信的目的。

接著,在「正文」當中,我們要明確回答收訊者對主題的疑問。比方說,若是一封用來報告的郵件,就要寫出報告的內容;若是用來請求的郵件,就要描述請求的內容。

在最後的「總結」中,則要加入一些就整體印象而言能為郵件加分,讓人讀起來很有好感的元素。例如,對資訊接收者的感謝或顧慮等。

●引言要呈現「主題」與「期待的回應」

● 正文要呈現「結論」和「理由」

●總結要留下好印象

為什麼依照這個順序,擬訂這樣的組織架構,會這麼重要呢?因為它是一種目的取向的形式,在溝通時先與收訊者分享「目的」──也就是在商業溝通上至關重要的「主題」與「期待的回應」。

文章來源:照屋華子著《麥肯錫邏輯說服術:最強解決問題思考法!再複雜難懂的事都能清楚傳達,無論誰都會被打動》,樂金文化提供

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