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複雜的事如何簡單說?麥肯錫專家教你這樣做

《麥肯錫邏輯說服術》書摘精選

麥肯錫最著名的原則「MECE」是用「彼此獨立,互無遺漏」的關係,來定義事物的一種概念。圖/freepik
麥肯錫最著名的原則「MECE」是用「彼此獨立,互無遺漏」的關係,來定義事物的一種概念。圖/freepik

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正文在組織架構上,重點在於如何用既容易掌握重點、又能讓收訊者認同的方式,來呈現這些提問的答案。為此,我們要使用的思維整理概念,就是「So What?/Why So?」和「MECE」,它們都是「邏輯思考」的基礎。

先說結論,後面說明

所謂So What?/Why So?是指「將構成答案的要素,分為『結論』和『支持結論的要素』」的概念。

●So What(所以呢?)→最想表達的訴求、結論

●Why So(為什麼可以這樣說?)→足以支持結論的理由和具體說明

比方範例郵件中,用來回答「資料譯文可否於8日使用?」這個提問的「結論」,是「本資料譯文可於8日(三)簡報時使用」──它是我們從答案中萃取出來的關鍵內容,也就是So What(所以呢)。

有些人光看到這裡,就願意接受這一套說法;不過,仍有些人想尋求Why So(為什麼可以這樣說)?倘若這個結論對收訊者而言很重要,那麼發訊者就會被要求提供理由和說明。

我們要將回答提問所需的答案,分成「結論」「支持結論的理由和說明」,並且加以整理,好讓它們能在So What?/Why So?的關係下,相互支持──「有邏輯的說明」就是建立在這個基礎之上。

養成這種整理的習慣,再依So What?→Why So?的順序來說明訊息,就能迅速到位的傳達重點。

運用MECE,避免遺漏或重複

麥肯錫最著名的原則「MECE」(彼此獨立,互無遺漏)是用來確認答案的要素是否過多、不足,或可將它們分類的一種概念。

所謂的MECE,其實是彼此(Mutually)、不重複(Exclusive)、整體(Collectively)、無遺漏(Exhaustive)的縮寫。它是用「彼此獨立,互無遺漏」的關係,來定義事物的一種概念。

我舉一個例子,以便對MECE更有概念。我們試著用MECE的概念來為撲克牌分類──要從哪些角度切入,才可以把所有牌卡分得「彼此獨立,互無遺漏」呢?

比方說,我們可以用「紅、黑、鬼牌」來分類,還可以再進一步將紅色分為「紅心和方塊」,黑色分為「黑桃和梅花」。如此一來,我們就能更有條理的釐清整體撲克牌的概況。

當我們要針對某個結論說明理由時,也是一樣,若能稍加分類,而不是條列堆疊,就能讓人更容易掌握整體概況。況且如果是「彼此獨立,互無遺漏」的分類,還能提升他人對結論的接受度──換言之,把MECE當作一種分類的「量尺」。

例如,在範例郵件的修改版本中,可以提出兩個理由來支持「資料譯文可於8 日使用」這個結論。

●資料原稿已於本日10 時交付翻譯公司

●翻譯公司將於 7 日(二)17 時將譯文寄給我

像這樣,兩個理由的內容彼此獨立,況且以時間序列來看,也沒有遺漏什麼事項會影響8日時使用資料譯文。

文章來源:照屋華子著《麥肯錫邏輯說服術:最強解決問題思考法!再複雜難懂的事都能清楚傳達,無論誰都會被打動》,樂金文化提供

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