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專家分享解決問題秘訣 把握2H原則

《終局思維:矽谷、華爾街菁英高效學習法》書摘精選

決策品質與思考品質直接相關,而思考品質,又與你獲得的資訊品質直接相關。圖/freepik
決策品質與思考品質直接相關,而思考品質,又與你獲得的資訊品質直接相關。圖/freepik

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想成功解決問題,首先要獲得精確的資訊。在這方面,有兩條重要原則:「HiFi原則」與「HiEx原則」。

⮚ HiFi原則:取得HiFi(high-fidelity)資訊,也就是接近源頭、不曾受他人的偏見與利益影響的資訊。

你的決策品質與你的思考品質直接相關。你的思考品質,又與你獲得的資訊品質直接相關。

我們接收到的資訊,有許多是總結或是濃縮精選,會導致知識的錯覺。我們知道答案,但說不出過程。未經理解的資訊,很危險。我們會以為簡化能省時間,改善決策,但很多時候不然。只讀重點,會在無意間製造出盲點。

資訊就像是我們心智的食物。你今天攝取的資訊,會影響明日的解決方案。每天只吃垃圾食物,你不會健康;每天只吸收低品質的資訊,你無法做出好決定。高品質的輸入,才會帶來高品質的輸出。

我們整天被過量資訊轟炸,很容易覺得超載,想只看摘要情有可原。然而,資訊離源頭愈遠,就表示經過愈多層篩選。習慣性地吸收簡化的資訊,有如天天吃營養價值低的垃圾食物:你吸收到較少的內容,學到的東西也不多。

那我們如何能取得更好的資訊?我的朋友提姆.厄本(Tim Urban)用一個很好的譬喻來解釋。主廚與二廚都能按照食譜做菜。事情照計畫進行時,流程與結果都沒有區別。然而,當菜色出錯時,主廚會知道原因,二廚則通常不知道問題出在哪裡。主廚藉由多年的經驗、實驗與反省過程,培養出深度的理解,發生問題時比二廚更可能診斷出原因。

資訊在組織裡流通時,通常會漸漸失真。就像小時候玩的傳話遊戲,通常傳了半個班級時,訊息已經跟原話完全不同。資訊在組織裡流通時經過層層篩選,每個人的理解不同,加上不同立場與偏見的詮釋,原始資訊中的細節被簡化了,訊號也跟著消失。人們在溝通資訊時抱持的不同動機,導致事情愈來愈複雜。

美國的馬歇爾將軍(George Marshall)在二戰期間碰上難題:美國在太平洋的空軍飛行員拒絕飛行。報告顯示飛機有問題,但與零件無關。駕駛提出需求的零件,軍方全給了。馬歇爾一籌莫展,他和指揮官談過,依舊聽不出端倪,所以他用了老方法:派人「四處看看,找出沒有被回報的事。」馬歇爾知道唯有直接到源頭,才能得到答案。馬歇爾派去的人發現,地勤人員沒有任何防蚊措施,晚上卻必須在光源下維修飛機。光線吸引了大批蚊蟲,機師不只受瘧疾所苦,也受夠了抗瘧疾藥物帶來的副作用。飛行員對機師維修的飛機沒了信心,因此拒飛。總部沒有蚊子的問題,根本不會想到戰地的實際情形,而把注意力都放在彈藥、零件、糧食補給,不會想到蚊帳。馬歇爾取得HiFi資訊後,決定拿掉部分的戰鬥補給,挪空間載運蚊帳。問題就解決了!

第二條原則是取得HiEx資訊(high-expertise,高專業度):

⮚ HiEx原則:取得HiEx資訊,來源有兩種,一種是在特定領域擁有大量知識或經驗的人,另一種則是多個領域的通才。

一位專家的意見,有用程度通常勝過數十個或數百個業餘人士的看法與猜測。然而,如何找到專家?很多人不找專家幫忙,認為專家不可能幫忙,或是害怕專家會覺得自己很麻煩。如果你有這方面的焦慮,首先你要知道,當專家知道他們的知識能帶來貢獻,他們會很樂意分享自己所學。

不過,專家不會來者不拒。有的請託會讓人不舒服,那種拜託通常是「請告訴我,我該怎麼做」。會提出那種問題的人,通常沒有事先做功課,只想要別人替他們決定。記住,你的目標不是請對方告訴你該怎麼做,而是學習專家如何思考問題。

以下分享五個祕訣,可以讓專家看到你、也樂意協助你:

● 讓專家看到你的投入:讓專家知道你為了某個問題耗費了多少時間、精力與金錢,但碰到難關了。如果有人找我時,顯然是仔細想過才提問,也詳細解釋我能如何幫上忙,我會很開心地回覆。相較之下,如果只寫:「嗨,你覺得這個投資機會怎麼樣?」你會比較想回哪封信?

● 請求要明確:清楚說明你需要專家做什麼。要請他們看你的計畫後提供回饋嗎?你想請他們介紹能解決問題的人嗎?不論需求為何,說清楚就對了。

● 展示尊重:明確說出你尊重對方付出的時間與精神,將大幅提高專家幫你的意願。不要請專家給你15分鐘免費讓你問,應該詢問專家是否提供一次性的諮詢時間、費用為何。專家很貴,而且多數時候貴得有理。為某人付出的時間付費,除了是為他們提供的價值付出報酬,還能確保你不會沒想好問題就發問。

● 詢問理由並仔細聆聽:不要只是問專家怎麼想,而要問他們的思考方式。你不必認同專家說的話,但要記住,你的目標是向專家學習以更好的方式思考,而不是要專家替你解決問題。

● 後續的聯絡追蹤:如果你想建立人脈,而不是把請教專家當成單場交易,那麼不論結果如何,都跟專家分享你的進展。不論專家的建議是否幫上忙,你如果能持續更新後續的發展,他們未來會更願意幫你。

文章來源:夏恩.派瑞許著《終局思維:矽谷、華爾街菁英高效學習法,跳脫慣性束縛、突破情勢限制,平凡時刻都是翻轉向上的瞬間》,天下雜誌提供

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