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5步驟高效管理時間 給自己一個「行動力開關」

《工作的本質》書摘精選

把重要的事情記在自己隨時可查閱之處,一個好習慣的養成是我們處理一件複雜事情的基礎。圖/freepik
把重要的事情記在自己隨時可查閱之處,一個好習慣的養成是我們處理一件複雜事情的基礎。圖/freepik

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準備階段:觸發行動開關

在進入工作狀態之前需要做一些準備工作,比如:給自己安排一張舒服的桌子,周圍放一些自己喜歡的書或一台筆電。為自己營造一個愉悅舒適的氛圍,然後給自己一個觸發行動開關,這個概念在《你可以改變別人》(Switch)中提到:希望養成一個習慣,最好是給自己一個行動力開關。

這個行動力開關有什麼好處呢?比如,這張桌子的布置風格環境都是我喜歡的,我坐在這裡就可以安心寫作或打字、專心畫畫,幹什麼都可以。所以畫家需要一間畫室、一塊畫板、一張大桌子,我們需要一個讓自己安心的辦公區和一張準備好的辦公桌,建議不要跟別人共用,包括家人。如果有旁人在,你本來想去工作,結果看見地方被占了,心裡就默默地放棄了,心想「今天就算了吧」,於是這段時間又被浪費了。

除了給自己準備一個精心布置的工作區,還要給自己準備一個移動的工作區,這是隨著時代發展,我們生活方式改變後需要開發出的另一個時間管理方法。出於工作和生活的原因,很多時候我們都需要乘坐飛機、火車去另一座城市,頻率變得越來越高,你可以讓自己在移動過程中騰出時間來處理公務或看書。飛機上很安靜,沒有人跟你說話,手機也不能用,這時候排遣無聊的最好方法就是看書。每次我出差都會帶兩本書,飛過去看一本,飛回來看一本。因為沒有人打擾,所以效率往往很高。當你給自己準備好工作區以後,就要提醒自己提升工作效率。

蒐集資料:引起我們注意的事物和資訊

蒐集資料是指蒐集一切引起我們注意的事物和資訊,無論大小、輕重緩急。蒐集的資料包括兩個方面:一是外在的資料蒐集工作,二是內在的資料蒐集工作。

外在的資料蒐集工作包括搜尋你周圍的環境,從你的辦公桌開始,擴展到你的抽屜、櫃子等,這些地方要保持清爽乾淨,不要有冗餘的堆積,龐雜的東西會形成干擾。內在的資料蒐集是指搜尋那些仍然存儲在你腦海中的事。有的人認為時間管理就是管理工作上的事情,比如「要跟張總見面」、「要跟小劉談一談」、「要去簽約」......他雖然有很多事情要做,但並不代表效率高。他很可能因為兒子在學校打架、老婆要求添置新家具等家事事而心煩意亂,無法高效完成工作上的事。其實,這種想法是有偏差的,教養孩子、關心另一半、照顧父母、幫襯朋友…這些都是人生的一部分,你為人生中重要的事情煩心,本身就是不對的。事實上,處理這些事的時間可能沒有你想的那麼多,但是一直拖著不處理就會造成你和他人情緒上的變化,導致你對這些事變得更加敏感。因此,這種工作之外的資料也需要蒐集起來。

大衛.艾倫建議我們拿出一張紙寫下要處理的事。一張紙就寫一件事,處理完這張紙上的事情之後,就可以在下面空白的地方寫下你處理的方法和過程,這張紙就可以存檔了。如果事情不重要,你可以做完後把它撕掉。當你把所有的事全部都用紙或手機APP記下之後,你的蒐集工作就做完了。

處理階段:清空工作清單

處理階段的任務就是清空工作清單,在這個階段,你需要處理所有蒐集到的資訊。徹底清空你的工作清單,這並不意味著完成你蒐集到的所有工作,因為你所蒐集的工作未必一定都要由你來完成,但是你必須處理。

處理階段有三個基本原則:

1. 先處理工作清單中最上面的事情,就是比較著急的事。比如,老婆請你買家具,如果再不買的話她就要生氣了,你就得趕緊處理這件事,其實打個電話或上網買就好了。

2. 一次只做一件事。這是一個特別重要的建議,我們經常一件事做到一半,就擱在一旁去做另一件事,沒等做完,又擱在一旁。這樣會導致很多事你都只做到一半就忘了,下次啟動又得從頭開始。這種方式費時又費力,所以一次就做一件事。

3. 不要把事務再次放回工作清單。在處理事務的過程中,你可能會面臨一個問題:某件事處理到這一步沒結束,但是不知道下一步該如何行動。這時候有三種情況,如果能夠找到具體的下一步行動,那麼你就需要權衡是立即執行把它完成,還是指派他人完成,或者是延遲處理。在不得已的時候,我們才會延遲處理。能夠立即完成的就立即完成,如果能夠指派他人完成就指派他人來做。如果是延遲處理,你就需要在工作清單中記錄下來。

工作清單中有些內容是不需要採取行動的,此時你需要進行分辨。如果這件事現在根本無法決定,三年後再說,那麼就放下,或者這件事只能作為參考資料蒐集起來。這樣工作清單中需要處理的事務就會逐漸減少,可以想像一下,你有一個工作清單,裡邊放了很多件事,做完一件拿走一件,做完一件歸檔一件…你的工作就會變得越來越少,你的生活也會變得越來越高效。

組織整理:建立好一個清單

從組織整理的角度來看,需要跟蹤和管理的事情,大衛.艾倫把它們大概分成七類:專案清單、專案的輔助資料、記錄在行事曆中的行動和資訊、下一步的行動清單、等待清單、參考資料和「將來、也許」清單。保持這些類別之間的界線分明,是整個組織整理工作中非常重要的一部分。除了堅持對個人系統進行詳細清晰的分類,還要關注建立和使用核查清單,可以說明你關注項目事件、愛好、職責等領域中可能出現的各種潛在問題。通常下,團隊或公司內部組織的這種諮詢活動最終會形成一份極具參考價值的核查清單,其中包含了對日後面試新人和培訓員工的重點方向。

管理一個團隊或一個組織,並希望這個組織能夠往前推動。這種管理方式比管理一個工作清單要複雜得多,你需要有七類時間,並且分門別類管理好這七類時間,這樣才能看到整個團隊不斷進步。《百大CEO都上過的哈佛領導課,你怎麼能不學?》(What to ask the person in the mirror)中有一個很重要的概念:當一個團隊有了共同的願景之後,最重要的行動就是確定關鍵要務,只有團隊中的每一個人都知道自己崗位的關鍵要務,並且能夠透過推動這個關鍵要務來達成關鍵指標,才能夠保證我們實現最終的願景。

組織整理的這一部分,其實跟關鍵要務是有關係的,大衛.艾倫在這裡把它擴展成專案管理的概念,有很多這種不同專案類別的資料整理。為了使得時間管理變得有效,需要養成檢查回顧的好習慣,只有檢查回顧才能夠保障系統有效運行。在事務或專案做了一段時間、一個階段以後,我們就需要開始回顧,我們應該關注哪部分內容安排在什麼時候進行,回顧應該怎樣進行,隔多久再進行一次。回答第一個問題我們可以從三個方面入手:首先,查看行事曆;其次,檢查我們的工作清單或根據情境來選擇恰當的回顧內容;最後,你至少需要每週回顧一次那些懸而未決的事。這種回顧能夠幫助你在忙亂的生活中謹記最重要的工作和最重要的目標,把握住自己的方向。每週核查一下你的關鍵要務到底有沒有進展,這的確是令所有團隊最在意的事。我經常向自己的團隊強調的事情就是:這一週的關鍵要務到底是什麼?實現了沒有?如果沒實現,原因是什麼?怎麼排除?這樣才能夠保證每週都會有新的變化。

執行階段:立刻行動當一件事情即將被付

當一件事情即將被付諸行動時,其實就已經完成了大量篩選,也有了基本的方向。但請不要急於行動,可以留出一些時間做頭腦風暴,會有助於你做出最終的科學決策。這個暫緩的行動非常必要。怎麼做頭腦風暴呢?當你啟動大腦去思考某個問題時,你可以把所有的想法都羅列出來,再對羅列的想法進行分析篩選。頭腦風暴有幾個關鍵的技巧:不要判斷、不要質疑、不要評估、不要批判。一個想法冒出來,就寫下來,你有一招,其他人還有別的招,大家湊在一起,每個人都可以暢所欲言談論自己的想法。如果能夠各抒己見、集思廣益,我們就可以獲得大量的思路和想法。在這個過程中,千萬不要過早討論和批評,這會使得頭腦風暴的效果減弱。有時候開會的效率很低,就是因為有人剛剛提出一個想法,另一個人就說「你那個不行」、「需要很多錢」、「條件還不成熟」…一旦出現爭論,其他人就沒有動力再提供更多想法了。所以,效率最高的方法就是羅列,有想法就羅列出來,羅列的數量越多,就越能減少思維的盲區。最後,再組織分析這些想法,從中找出一個你認為最合適的來實施。

這五個步驟是我們處理問題的基本過程,在套用這些方法來管理自己生活的時候,我們需要養成蒐集的好習慣,比如帶一個小本子,把重要的事情記在本子上。一個好習慣的養成是我們處理一件複雜事情的基礎。

文章來源:樊登著《工作的本質:5階段×14個工作法×28張圖表,樊登幫助每一個職場人突破工作難關、解決問題》,采實文化提供

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