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工作永遠做不完?比爾蓋茲用3原則做好時間管理

《組織的帕金森定律》書摘精選

諸多工作同湧來很容易手忙腳亂,此時要懂得「抓大事,放小事;抓正事,放雜事;抓要事,放閒事」。圖/freepik
諸多工作同湧來很容易手忙腳亂,此時要懂得「抓大事,放小事;抓正事,放雜事;抓要事,放閒事」。圖/freepik

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L是一家大型房地產開發企業的設計部總經理,公司總裁前兩天剛召開了一個新專案論證會議。會議剛結束,L就拿著一大疊文件匆匆忙忙的跑回自己的辦公室,一邊仔細的閱讀文件,一邊在筆記本上寫下要點。過了一會兒,L又拿著文件和筆記本衝出辦公室,快速的走進設計辦公室,來到W的辦公桌前。W正忙著做另一個相當緊急的專案設計,他已經為此數週沒休假了,現在整個設計任務剛剛進行到一半。L把文件往W的桌子上一放,打開筆記本,開始向W講解新專案的設計要求。

講完之後,W剛想問什麼,L揮揮手,「不帶走一片雲彩」的拿著資料就往外走,還邊走邊叮囑W抓緊時間先做這個專案的設計。望著L的背影,W無奈的放下手中的專案,開始思考新專案的設計。他剛看沒多久,同事J回來了。J說自己進來時遇到了L,看起來匆匆忙忙的,問是不是又給了什麼新任務。W無奈的攤開手,讓J看新的設計任務。J瞪大眼睛,大叫一聲:「這麼多工作,我們應該怎麼處理啊?」

不知道你有沒有遇到過同樣的事情。我就曾體驗過諸多事情一股腦湧來時的手忙腳亂。那麼,如何在有限的時間裡協調好手中的事情呢?這正是對我們的時間管理能力的考驗。

對於任何一個渴望獲得成功的人來說,有效利用時間正是有效的達成個人目標的重要條件。正是基於這種認知,高效能人士才會認為,時間管理實質上就是讓一個人形成一種管理時間的習慣,而正是這種習慣,幫助一個人獲得了成功。從這個角度分析,倘若一個人想獲得成功,就必須養成管理時間的習慣,即做好以結果為導向的目標管理。

比爾.蓋茲能連續多年蟬聯世界首富,與他能有效管理時間有很大關係。他盡量簡化自己的工作,以「抓大事,放小事;抓正事,放雜事;抓要事,放閒事」三原則來安排自己的工作。

他們的成功告訴我們,工作是永遠做不完的,重要的是你想得到怎樣的結果,而這一結果與你對時間的管理密不可分。因此,時間管理的本質不是管理時間,而是管理事情。要形成時間管理的習慣,其實從本質上來說是要養成管理好事情的習慣。而要管理好事情,重要的是要掌握管理的原則,即做事的順序和方式。

什麼樣的做事順序和方式有利於我們更善加利用時間和管理時間呢?那就是從重要的事情開始做起,把間隙的時間留給其他事情,即要事第一。那麼具體如何實施呢?先來看一個故事。

查爾斯.施瓦布(Charles Schwab)是伯利恆鋼鐵公司(Bethlehem Steel Corporation)的前總裁,他工作繁忙,導致管理公司效率低下,因此求助於效率專家艾維.李(Ivy Lee)。施瓦布對艾維坦誠自己對公司當下的管理相當不滿意,但是不知道從何處入手,如何去做。艾維對施瓦布說自己可以幫他將鋼鐵公司管理得更好,但條件是施瓦布要按他的要求去做。

接下來,艾維要施瓦布在一張白紙上寫下明天要做的6件重要的事,並按每件事對於施瓦布及其公司的重要性進行排序,再標上序號。隨後,艾維要求施瓦布將這張紙放在口袋裡,第二天早上拿出來,按上面所寫,先處理第一件事,其餘的事不管。等第一件事辦完後,再用同樣的方法處理第二件事、第三件事……以此類推,直到下班。

艾維叮囑他每一天都要這樣做,並要求公司的人也這樣做。堅持數週後,倘若有效,再付費。

施瓦布按艾維的要求實踐,果然收到了很好的成效。而他也如約將一張2萬5,000美元的支票寄給了艾維,同時附上一封感謝信,在表達感謝之意的同時,說這是自己一生中所上的最有價值的一課,因為它教會了自己先做重要的事情,以及每次只做一件事。

5年後,按此方法管理時間的施瓦布,將自己的這間小鋼鐵廠,經營成了一家大型的獨立鋼鐵廠。這期間,他借助於艾維推薦的這一時間管理方法,獲利超過1億美元。

在這個故事中,艾維教給施瓦布的時間管理方法就是,重要的事情優先原則,即艾維.李時間管理法。這也是每個人管理好自己時間的首要原則。

下面,我將這一方法的使用步驟概括如下:

第一步:在一張白紙上寫下自己明天要做的6件最重要的事。

第二步:按事情對於自己的重要性進行排序,並依次標上數字。

第三步:第二天,先做最重要的那件事,直至達到自己預期的目標。

第四步:隨後按同樣的順序和方法做第二件事、第三件事……。

第五步:堅持每天都這樣做,直至養成習慣。

在很多時候,我們做事無效率,讓時間悄悄流逝,最重要的原因是我們沒掌握管理時間的原則,因此與其在有限的時間裡,眉毛鬍子一把抓,不如牢記時間管理的原則:先做最重要的事情,每次只做一件。如此一來,我們就可以分清事情的輕重緩急,從而提高自己的工作效率。

洛威茨(Rob Koplowitz)在《麥肯錫思維》(The Mckinsey Mind)一書中寫過這樣一句話:「從重要的事開始做,然後再做其他事,這就是做事應該有的次序。」這句話和艾維.李時間管理法一樣,都向我們強調了時間管理的重要原則:要事第一。

文章來源:徐志晶著《組織的帕金森定律:洞悉公司裡的集體無能、推諉、拖延……現象,你該如何對抗與運用》,大是文化提供

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