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中階主管必讀!克服不確定性焦慮 6招強化職場適應力

《老闆信任你,部屬相挺、客戶支持的「三明治主管全局思維」》書摘精選

中階領導者必須磨練出智識彈性、情緒彈性和性格彈性。圖/freepik
中階領導者必須磨練出智識彈性、情緒彈性和性格彈性。圖/freepik

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中階領導者必須掌握應能,因為組織中層充滿了變數和不確定性。組織的優先事項經常變化(包括各項任務爭相占用你的時間和精力),下達的指示、方針、目標一直變動,市場環境也不斷變化,而這些僅是當中的幾項變數。你必須效法雙節巴士中可伸縮延展的部位,讓巴士的固定結構能有所變通,同時確保前後車廂朝同一方向行進。培養適應力並不容易,但請記住,出色的適應力主要來自於三種彈性。

首先是智識彈性,而這就需要做到下列幾點:常保開放心態、採納新數據並得出相應結論、將注意力快速切換於全局和細節、以創新手法解決問題、善用靈活的學習能力。

接著是情緒彈性。具體來說,面對變動的情境不可過於情緒化,以至於拖累自己的表現,而在情況變得不利時更是得保持韌性。

最後,想培養適應力還需要性格彈性。你必須接納變遷,要有積極樂觀的心態,並且願意改變工作風格或方式,也要有信心臨機應變、多方嘗試新做法,又或者迅速切換方針。

第八章〈引領變革,推動成長與進步〉會探討一種特殊的適應力:中階領導者如何有效引領情境變化。以下是快速增進智識彈性、情緒彈性和性格彈性最有效的方法。

落實五〇/五〇原則

面對需要適應力的情境,請把五○%的心力和行動用於務實考量,另外五○%放在事項的可能性。務實考量會逼著你面對現實,聚焦於解決問題(於是能一點一滴向前推進),而關注事項的可能性則讓你保有合適心態,將浮現的種種情境視為契機。當然,五○%再加上五○%就是一○○%,意味著你沒有心理餘裕悲觀消極或妄自菲薄,二者都會減損適應能力。

請把情境變化看成是為你而變,而不是要針對你。如果真有什麼會受變化的情境損害的話,就只能是你的受害者心態,而這種心態對具備適應能力的中階領導者一點用處都沒有。

身為領導者,我要改進的地方還很多。但有一點可以說是強項,亦即視情況迅速改變走向。我把這一點歸功於運用五○/五○原則,以及在有必要的時候能很快改變舊有做法。我不會墨守成規,也不會糾結於改變所帶來的痛苦─我只會將心力與時間投入到務實心態,並考量事項的可能性。我意識到,在需要展現適應能力的時刻,只要對自己設定高標準並且過程中保持自信,就能培養出韌性,這樣將來在需求調整時也會更容易應對。

用「OAR」克服因情況不明朗而產生的焦慮

這套方法是我在馬克.鮑爾(Mark Power)的協力下發展出來的。鮑爾是佛教宗教師(Buddhist chaplain),和我一樣任教於印第安納大學凱萊商學院企業主管教育課程。他的專長是因應不明朗局面所觸發的不安及調適需求。在局面不明朗下,你只需要做到這幾件事:觀察不明朗的局面(Observe the uncertainty);別過度反應(don’t Overreact to it);承認局面確實不明朗(Acknowledge its presence);別因為訊息不足就採納錯誤資訊和種種設想,試圖以此掌控局面(don’t Attempt to control it by filling the unknown with misinformation and assumptions) ; 認清世事終究無常(Recognize that impermanence is inevitable),萬物固存只是空幻,萬象流變才是實情;樂於接受不明朗局面所激發的好處(Revel in the benefits uncertainty spurs),比如創意、韌性、靈活性。請你自己實踐這套強大的方法,並分享給其他職員。

尋覓更好的第三條路

重點在願意制訂多種解決問題的方案。通常,我們只制訂兩種方案,然後選擇較滿意的一種,但這多半不容易,因為不管哪一種都涉及重大取捨。這時候,你得大步向前,尋找更好的第三種選項,降低各層面的利弊取捨。寶僑執行長大衛.泰勒(David Taylor)就認為這項適應力技能是他縱橫商場的一大關鍵。

具備實驗精神

就適應力而言,嘗試新做法像是在練跑,你一邊自我調節,一邊奔跑向前。你越在自己的部門鼓勵採取新做法,就越能滋養實驗精神,也會讓整個組織更有調適能力。例如,親身嘗試不同的職場角色─你可以推動新事務,或者接觸不熟悉的情境;然後與團隊討論你的體驗和學習,這些都有助於促進適應能力的培養。

強化預測能力

當你有所準備、資訊充足,能預測局面發展,就比較容易因應變遷立即調整。所以,務必掌握業界趨勢。請將時間投注於情境規劃,設想該如何應對可能遭遇的重大業務難關。在情境規劃時,必須組成一個多元的專家團隊,推演競爭者面對預想到的挑戰時,也許會(或也許不會)採行哪些因應模式,以及將如何反制你的反制手段。對每一種可能的情境都得擬訂具體行動方針,還得預先獲得行動批准,以便在緊要關頭閃電出擊。

例如,我任職於寶僑時,多次參與商品價格調漲或推出新產品前的情境規劃。我們組成團隊,設想出競爭者各式各樣的反應情境。這麼一來,不論競爭者最終有何反應,我們都做好了準備,進而提升了公司的適應力。

落實內部學習規劃

若欲養成適應力,學習機會至關重要,因為它能夠讓人透過學習來實踐探索未知領域的能力,接受外在刺激,擴展知識基礎,在日後採取各種行動時有更充分的參考資訊,而這些因素都是適應力所需的。所以,促成學習環境至關緊要,值得你全力以赴,擬訂具體學習規劃。請從按照這項基本原則開始:七○%的學習應來自日常工作實務,二○%來自他人(包含教練指導),一○%來自正式培訓(例如,參加業界研討會或培訓課程)。

第五章會深入探討教練指導。現在你需要曉得的是,擬訂「學習提示」是規劃學習時一項強有力做法。南加州大學一項研究追蹤了企業領導者的學習規劃成果,可用來說明我的觀點。這些領導者每兩週都會以一條「學習提示」來詢問新晉升的主管:「在我們上一次研討完之後,你做了些什麼,又從中學到了什麼?」而主管們很快就全心全意投入於自我成長,因為他們知道上級會詢問進展,也會對他們的學習成效之高刮目相看。你可以運用同樣的方法讓部屬感受到你期待他們有所學習與成長,再加上對學習過程的耐性和同理心(並容忍部屬犯錯),你就會看到適應力開花結果。

文章來源:史考特.莫茲著《老闆信任你,部屬相挺、客戶支持的「三明治主管全局思維」:從經營關係階梯圖,到運用對話漏斗,八堂領導課讓任何人都聽你的》,方言文化提供

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